14 conseils pour des réunions optimales dans votre organisation
Les réunions sont essentielles pour une communication et une collaboration efficaces au sein des organisations. Cependant, des réunions mal organisées peuvent constituer une énorme perte de temps.
À quoi prêtez-vous attention pour que ces réunions fonctionnent vraiment ? Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire ?
Voici 14 conseils pour rendre vos réunions plus productives et efficaces.
Dans cet article
Astuce 1 : Créez un environnement sûr
La confiance est la base d’une communication ouverte. Les gens ne partagent leurs idées et leurs préoccupations que lorsqu’ils se sentent en sécurité. Construire une culture de confiance et d’ouverture où chacun se sent écouté et valorisé.
Astuce 2 : Enregistrement et départ
L'enregistrement vous aide à comprendre comment va chacun et à connaître les circonstances personnelles. Cela évite les malentendus et garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde avant que le contenu ne soit discuté. Le paiement permet de confirmer que tout le monde est à bord et de répondre à toutes les questions ou commentaires.
Astuce n°3 : La préparation est la moitié de la bataille
Envoyez l’ordre du jour à l’avance et assurez-vous que les tâches de la réunion précédente sont clairement convenues. Commencez la réunion avec de petites mises à jour sur l'état des tâches et tenez-vous mutuellement responsables. Cela permet à chacun de savoir ce que l’on attend de lui et contribue à rendre la réunion efficace.
Astuce 4 : Rythme récurrent dans les réunions
Établissez un calendrier de réunions régulier afin que tout le monde sache quand elles ont lieu. Les gens sont des créatures d’habitudes et un horaire régulier les aide à mieux se préparer. Planifiez également l’ordre du jour et les sujets à l’avance pour gagner du temps et maintenir l’efficacité de la réunion.
Astuce n°5 : Convenir et faire tourner les rôles au cours de la réunion
Capturer les différents rôles dans une réunion nous oblige à aborder la réunion sous un certain angle. Pour ce faire, utilisez la méthode des six chapeaux de réflexion pour recueillir des informations (chapeau blanc), penser positivement (chapeau jaune), évaluer les risques (chapeau noir), exprimer des émotions (chapeau rouge), stimuler la créativité (chapeau vert) et gérer le processus de réflexion (chapeau bleu).
De plus, des rôles de travail tels que orateur, questionneur, secrétaire, président et observateur aider à maintenir la réunion structurée et productive.
Astuce 6 : Individuellement si possible, ensemble si nécessaire
De nombreuses organisations ont une culture de réunion dans laquelle les dirigeants se précipitent d’une réunion à l’autre. Bien que les réunions soient importantes, le temps est limité et vous souhaitez l’utiliser de la manière la plus productive possible. De nombreuses choses peuvent également se produire de manière asynchrone, comme la collaboration sur des documents et la fourniture de commentaires numériques. Des outils tels que l’édition de documents en ligne, les programmes de chat et les outils de brainstorming en ligne peuvent vous aider et réduire le besoin de réunions fréquentes.
Astuce n°7 : De la pensée divergente à la pensée convergente
Commencez par une phase de divergence où chacun peut partager des idées générales. Cela permet des perspectives multiples et des solutions plus créatives. Ensuite, vous passez à une phase de convergence où les décisions sont prises et les actions sont déterminées.
Cela permet de traduire les meilleures idées en étapes concrètes.
Astuce n°8 : Orienté vers l'action et les objectifs
Définissez une portée claire pour la réunion et attribuez des actions à des personnes spécifiques. Assurez-vous que tout le monde sache où le drapeau est planté pour l’avenir afin que des actions ciblées et efficaces puissent être entreprises.
Terminez certaines réunions en identifiant les éléments d’action et en les attribuant à quelqu’un. Quand personne n’entreprend une tâche ou que tout le monde doit la faire. Cela n'arrive pas souvent.
Astuce 9 : Travail méthodique
Travailler avec une méthodologie fixe pour les réunions : check in, définition du périmètre et du problème, phases de divergence et de convergence, définition des actions et check out. Cela garantit une réunion structurée et productive.
Astuce n°10 : utilisez des énergisants
Utilisez des énergisants pour réchauffer les gens et retenir leur attention. De petits exercices de mouvements ou d’associations peuvent aider à stimuler le cerveau et rendre la séance plus amusante et interactive.
Astuce n°11 : motiver les gens à agir
Commencez par le pourquoi. Expliquez clairement pourquoi une action est nécessaire et quels en sont les avantages. Lorsque les gens comprennent ce qu’ils y gagnent, ils sont plus motivés à agir. Une clarification sur la portée et le problème est utile à cet égard.
Astuce 12 : Une communication claire et transparente
Communiquez en fonction des besoins des gens et de leur rôle. Assurez-vous que les notes et les rapports sont lus en communiquant régulièrement et de manière pertinente. Réitérez les points clés et assurez la clarté des attentes et des responsabilités.
Astuce n°13 : Des attentes claires et réalisables
Travaillez avec des objectifs réalistes et atteignables. Décidez ensemble sur quoi se concentrer et ce qui ne doit pas être fait. Cela permet d’éviter la surcharge et de rester concentré sur ce qui est vraiment important.
Astuce n°14 : faites en sorte que cela soit amusant et rassembleur
Les gens veulent s’amuser et rechercher le contact social. Rendez vos réunions amusantes et actives pour impliquer les gens et stimuler la créativité. Cela crée une atmosphère positive et productive où chacun est heureux de contribuer.
Prendre des mesures pour des réunions optimales ?
Ces 14 conseils vous aideront à transformer les réunions d’une obligation chronophage en une activité productive et motivante. Essayez-les et constatez la différence en termes d’efficacité et d’engagement.
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