14 conseils pour des réunions optimales dans votre organisation
Les réunions sont essentielles pour une communication et une collaboration efficaces au sein des organisations. Malheureusement, des réunions mal organisées peuvent faire perdre énormément de temps.
À quoi prêtez-vous attention pour que ces réunions fonctionnent vraiment ? Nous vous aiderons à démarrer avec 14 conseils pour rendre votre prochaine réunion plus productive et efficace.
Dans cet article
Conseil 1 : Créez un environnement sûr
La confiance est la base de Ouvrir communication. Les gens ne partagent leurs idées et leurs préoccupations que lorsqu'ils sûr sentir. Vous aussi, vous ne partagerez probablement quelque chose lors d’une réunion que lorsque vous vous sentirez à l’aise.
Construisons donc une culture de faire confiance et une ouverture dans laquelle chacun se sent écouté et valorisé. Et rappelez-vous : dLes conflits à long terme sont nécessaires à une coopération optimale.
Astuce 2 : Enregistrement et départ
Faire le point au début d’une réunion permet de comprendre comment chacun se sent. Cela empêche malentendus et veille à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde longueur d'onde s'assoit avant que le contenu soit discuté. Cela permet également de savoir immédiatement à quoi s’attendre lors de la réunion.
Le passage en caisse aide à pour confirmer si tout le monde est à bord et offre un espace pour toute question ou tout commentaire. Les attentes ont-elles été satisfaites ?
Astuce n°3 : La préparation est la moitié de la bataille
S'il vous plaît envoyer le ordre du jour Faites le tour et assurez-vous que les tâches de la réunion précédente sont clairement convenues. Commencez la réunion avec de petites mises à jour de statut des tâches et se tenir mutuellement responsables.
Cela garantit que chacun sait ce que l’on attend de lui et contribue à maintenir l’efficacité de la réunion.
Astuce 4 : Rythme récurrent dans les réunions
Définir un fixe rythme pour les réunions. De cette façon, tout le monde sait où et quand auront lieu les prochaines réunions.
Vous le savez probablement déjà, mais les gens sont créatures d'habitude. Un horaire régulier nous aide à mieux nous préparer. Planifiez également l’ordre du jour et les sujets à l’avance pour gagner du temps et maintenir l’efficacité de la réunion.
Conseil n° 5 : Convenez des rôles et faites-les tourner lors de la réunion
Divers rouler L’enregistrement d’une réunion garantit que nous entrons dans la réunion d’un certain point de vue. Pour ce faire, utilisez la méthode des six chapeaux de réflexion pour recueillir des informations (chapeau blanc), penser positivement (chapeau jaune), évaluer les risques (chapeau noir), exprimer des émotions (chapeau rouge), stimuler la créativité (chapeau vert) et gérer le processus de réflexion (chapeau bleu).
De plus, des rôles de travail tels que orateur, questionneur, secrétaire, président et observateur aider à maintenir la réunion structurée et productive.
Astuce 6 : Individuellement si possible, ensemble si nécessaire
De nombreuses organisations ont un culture de la réunion où les managers se précipitent d’une réunion à l’autre. Bien qu'ils soient importants, temps limité et vous souhaitez l'utiliser de la manière la plus productive possible. De nombreuses choses peuvent également se produire de manière asynchrone, comme la collaboration sur des documents et la fourniture de commentaires numériques.
Des outils comme en ligne édition de documents, programmes de chat et en ligne outils de brainstorming peut aider à cela et réduire le besoin de réunions fréquentes. Attention : un outil ne remplace jamais les gens 😉
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Astuce 7 : De la pensée divergente à la pensée convergente
Commencez par un phase de divergence où chacun peut partager des idées générales. Cela permet des perspectives multiples et des solutions plus créatives.
Ensuite, vous réduisez à un phase de convergence dans lequel les décisions sont prises et les actions sont déterminées. Cela permet de traduire les meilleures idées en étapes concrètes.
Astuce 8 : Orienté vers l'action et les objectifs
Définir un objectif clair avant la réunion et attribuer des actions à des personnes spécifiques. Assurez-vous que tout le monde sache vers quel objectif nous travaillons afin que des actions ciblées et efficaces soient prises.
Terminez chaque réunion avec le nommer des points d’action et les attribuer à quelqu’un. Lorsque personne n’entreprend une tâche ou lorsque tout le monde en assume une partie, celle-ci n’est souvent pas réalisée ou est réalisée de manière incomplète.
Astuce 9 : Travaillez méthodiquement
Travailler avec un méthodologie fixe pour les réunions : check in, définition du périmètre et du problème, phases de divergence et de convergence, définition des actions et check out.
Cela garantit une réunion structurée et productive.
Astuce 10 : Utilisez des énergisants
Utilisez des énergisants pour réchauffer les gens et retenir leur attention.
Petit exercices de mouvement ou exercices d'association peut aider à stimuler le cerveau et rendre la séance plus amusante et interactive.
Astuce 11 : motiver les gens à agir
Commencez par le pourquoi. Même si nous ne donnons cela que comme 11ème conseil ;).
Faire clairement pourquoi il est nécessaire d’agir et quels en sont les avantages. Lorsque les gens comprennent ce qu’ils y gagnent, ils sont plus motivés à agir.
La clarté sur la portée et le problème aide à y parvenir.
Astuce 12 : Une communication claire et transparente
Communiquer sur mesure de ce dont les gens ont besoin et de leur rôle. Cela peut être réalisé en veillant à ce que les notes et les rapports soient lus par le biais d’une communication régulière et pertinente.
Réitérez les points clés et assurez la clarté des attentes et des responsabilités.
Conseil 13 : Des attentes claires et réalisables
Travailler avec des objectifs réalistes et réalisables objectifs. Déterminez avec votre équipe sur quoi se concentrer et ce qui ne doit pas être fait.
Cela permet d’éviter la surcharge et de rester concentré sur ce qui est vraiment important.
Astuce 14 : Rendez-le amusant et rassembleur
Les gens veulent s’amuser et recherchent le contact social. Rendez vos réunions amusantes et actives afin que créativité est encouragé au sein de votre équipe. Cela crée une atmosphère positive et productive où chacun est heureux de contribuer.
Parce que personne ne veut d’une réunion ennuyeuse, n’est-ce pas ?
Prendre des mesures pour des réunions optimales ?
Ces 14 conseils vous aideront à transformer les réunions d’une obligation chronophage en une activité productive et motivante.
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